Ilyasweb Genggam Dunia Dengan Teknologi!
Pendahuluan
Hello, Sobat Ilyas! Apakah kamu sering melakukan komunikasi bisnis melalui telepon? Jika iya, pasti kamu pernah merasa kesulitan dalam menghadapi situasi yang tidak terduga selama percakapan, bukan? Tak perlu khawatir, dalam artikel ini akan dijelaskan beberapa contoh percakapan bisnis melalui telepon yang bisa kamu terapkan dalam kehidupan sehari-hari. Dengan begitu, kamu akan lebih siap dan percaya diri dalam menghadapi situasi yang muncul selama percakapan.
1. Memperkenalkan Diri
Saat kamu melakukan panggilan untuk pertama kali, ada baiknya untuk memperkenalkan diri dengan jelas. Misalnya, “Halo, saya Ilyas dari PT ABC, saya ingin berbicara dengan Bapak/Ibu yang bertanggung jawab dalam hal marketing perusahaan.” Dengan memperkenalkan diri dengan jelas, kamu akan membantu penerima panggilan mengidentifikasi siapa kamu dan tujuan utama panggilan tersebut.
2. Menanyakan Ketersediaan Waktu
Saat kamu melakukan panggilan, pastikan bahwa orang yang kamu hubungi memiliki waktu untuk berbicara denganmu. Kamu bisa menanyakan ketersediaan waktu mereka dengan pertanyaan seperti, “Apakah kamu memiliki waktu sekarang untuk membicarakan tentang produk/jasa kami?” Dengan menanyakan ketersediaan waktu, kamu akan memastikan bahwa kamu tidak mengganggu pekerjaan mereka dan memperlihatkan bahwa kamu menghargai waktu mereka.
3. Menjelaskan Alasan Panggilan
Jangan lupa untuk menjelaskan alasan panggilanmu dengan jelas. Misalnya, “Saya ingin membicarakan tentang produk baru yang kami luncurkan dan melihat apakah perusahaan Bapak/Ibu tertarik untuk bekerja sama dengan kami.” Dengan menjelaskan alasan panggilan, kamu akan memudahkan penerima panggilan untuk memahami tujuanmu dan membuka kesempatan untuk menjalin hubungan bisnis dengan mereka.
4. Mendengarkan dengan Baik
Selama percakapan, pastikan kamu mendengarkan dengan baik apa yang diucapkan oleh penerima panggilan. Jangan terburu-buru untuk memberikan tanggapan sebelum kamu benar-benar memahami apa yang mereka katakan. Dalam beberapa kasus, kamu mungkin perlu untuk menanyakan kembali apa yang mereka maksud agar tidak terjadi kesalahpahaman.
5. Menjawab Pertanyaan dengan Jelas
Saat kamu mendapatkan pertanyaan dari penerima panggilan, pastikan kamu menjawab dengan jelas dan terperinci. Jangan memberikan jawaban yang ambigu atau terkesan menghindar. Jika kamu tidak yakin dengan jawabanmu, lebih baik jujur dan mengatakan bahwa kamu akan mencari tahu terlebih dahulu sebelum memberikan jawaban yang lebih pasti.
6. Minta Izin Untuk Follow-up
Setelah kamu selesai melakukan percakapan, pastikan kamu meminta izin untuk melakukan follow-up. Misalnya, “Terima kasih telah berbicara dengan saya, apakah saya bisa mengirimkan email untuk melanjutkan diskusi kita?” Dengan meminta izin untuk follow-up, kamu menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu mereka dan memperlihatkan bahwa kamu serius dalam menjalin hubungan bisnis dengan mereka.
7. Menyampaikan Informasi Kontak
Sebelum kamu mengakhiri percakapan, pastikan kamu memberikan informasi kontak kamu kepada penerima panggilan. Misalnya, “Ini nomor telepon saya, jika ada pertanyaan atau hal lain yang ingin dibicarakan, jangan ragu untuk menghubungi saya.” Dengan memberikan informasi kontak, kamu memudahkan penerima panggilan untuk menghubungi kamu kembali jika memang ada hal yang perlu dibicarakan.
8. Mengucapkan Terima Kasih
Sebelum kamu mengakhiri percakapan, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada penerima panggilan karena telah meluangkan waktu untuk berbicara denganmu. Misalnya, “Terima kasih sudah meluangkan waktu untuk berbicara dengan saya, saya menghargai waktu yang Bapak/Ibu berikan.” Dengan mengucapkan terima kasih, kamu menunjukkan apresiasi dan memperlihatkan bahwa kamu adalah orang yang sopan dan menghargai waktu orang lain.
9. Memberikan Salam
Sebelum kamu mengakhiri panggilan, pastikan kamu memberikan salam dengan sopan. Misalnya, “Salam dari saya, semoga kita bisa berbicara lagi nanti.” Dengan memberikan salam, kamu menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang sopan dan menghargai orang lain.
10. Mengingat Nama Penerima Panggilan
Saat kamu melakukan panggilan, pastikan kamu mencatat nama penerima panggilan agar kamu bisa menggunakannya saat kamu memulai percakapan berikutnya. Misalnya, “Terima kasih sudah berbicara dengan saya, Bapak/Ibu John. Saya akan mengirimkan email mengenai produk/jasa kami dalam waktu dekat.” Dengan mengingat nama penerima panggilan, kamu menunjukkan bahwa kamu peduli dan menghargai hubungan bisnis yang kamu bangun dengan mereka.
11. Memperhatikan Nada Suara
Pastikan kamu memperhatikan nada suara kamu selama percakapan. Usahakan agar nada suara kamu terdengar ramah dan sopan agar membuat penerima panggilan merasa nyaman dan terbuka dalam berbicara denganmu.
12. Menjaga Etika Berbicara
Selama percakapan, pastikan kamu menjaga etika berbicara yang baik. Hindari kata-kata kasar atau bahasa yang tidak pantas agar tidak menimbulkan ketidaknyamanan pada penerima panggilan.
13. Menjaga Konsistensi
Usahakan untuk menjaga konsistensi selama percakapan. Misalnya, jika kamu sudah memperkenalkan diri dengan PT ABC, pastikan kamu menggunakan PT ABC dalam seluruh percakapanmu, termasuk saat kamu meminta izin untuk follow-up atau memberikan informasi kontak.
14. Menjaga Fokus
Selama percakapan, pastikan kamu menjaga fokus pada topik yang sedang dibicarakan. Jangan terlalu banyak mengalihkan pembicaraan ke topik yang tidak relevan agar tidak membuat penerima panggilan merasa bosan atau kehilangan minat.
15. Menjaga Keprofesionalan
Selama percakapan, pastikan kamu tetap menjaga tingkat keprofesionalanmu. Jangan terlalu akrab atau terlalu santai dalam berbicara agar tidak menimbulkan ketidaknyamanan pada penerima panggilan.
16. Menggunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Pastikan kamu menggunakan bahasa yang mudah dipahami selama percakapan. Hindari penggunaan bahasa teknis atau istilah yang sulit dipahami oleh penerima panggilan agar tidak menimbulkan kebingungan atau kesalahan dalam memahami tujuanmu.
17. Menjaga Waktu
Selama percakapan, pastikan kamu menjaga waktu agar tidak terlalu lama dan mengganggu pekerjaan penerima panggilan. Usahakan untuk memperkirakan waktu yang tepat agar kamu bisa mengakhiri percakapan dengan baik dan menyisakan waktu yang cukup bagi penerima panggilan untuk melanjutkan pekerjaannya.
18. Menjaga Keterbukaan
Selama percakapan, pastikan kamu tetap terbuka terhadap ide dan masukan dari penerima panggilan. Jangan terlalu keras kepala atau terlalu yakin dengan pendapatmu sendiri agar kamu bisa membangun hubungan bisnis yang baik dengan mereka.
19. Menjaga Keramahan
Selama percakapan, pastikan kamu tetap menjaga keramahanmu. Hindari sikap yang terlalu dingin atau kasar agar kamu bisa membangun hubungan bisnis yang baik dengan mereka.
20. Mengucapkan Selamat Tinggal
Sebelum kamu mengakhiri percakapan, jangan lupa untuk mengucapkan selamat tinggal dengan sopan. Misalnya, “Sampai jumpa lagi, Bapak/Ibu. Saya berharap kita bisa berbicara lagi nanti.” Dengan mengucapkan selamat tinggal, kamu menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang sopan dan menghargai waktu orang lain.
Kesimpulan
Dalam melakukan percakapan bisnis melalui telepon, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan agar kamu bisa membangun hubungan bisnis yang baik dengan penerima panggilan. Mulai dari memperkenalkan diri dengan jelas, menanyakan ketersediaan waktu, menjelaskan alasan panggilan, mendengarkan dengan baik, menjawab pertanyaan dengan jelas, meminta izin untuk follow-up, memberikan informasi kontak, mengucapkan terima kasih, memberikan salam, mengingat nama penerima panggilan, memperhatikan nada suara, menjaga etika berbicara, menjaga konsistensi, menjaga fokus, menjaga keprofesionalan, menggunakan bahasa yang mudah dipahami, menjaga waktu, menjaga keterbukaan, menjaga keramahan, dan mengucapkan selamat tinggal. Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, kamu akan lebih siap dan percaya diri dalam melakukan percakapan bisnis melalui telepon. Sampai jumpa kembali di artikel menarik lainnya!
